روش ۵ چرا ریشه یابی مشکل

روش «۵ چرا» برای رسیدن به ریشه مشکل

همیشه یکی از دغدغه های ما این هست که بتونیم دلیل اصلی یا ریشه یک اتفاق را پیدا کنیم و مشکل رو بصورت ریشه‌ای حل کنیم. در زندگی روزمره، کسب و کار و یا حتی مسایل مهم مملکتی اگر نتونیم ریشه مشکل رو درست تشخیص بدیم نخواهیم توانست راه حل مناسبی رو هم پیدا کنیم.

برای همین بعد از ارایه راه حل و انجام اون می‌بینیم که مشکل برطرف نشده و یا به شکل دیگه‌ای بروز کرده! (مثل خیلی از راه‌حل‌هایی که امروزه در سطح جامعه زیاد می‌بینیم!!)

در این تجربه یک روش جالب و بسیار کاربردی رو آوردم که من خودم بارها از اون استفاده کردم. هم تو کار و هم برای برخی از مشکلات غیر کاری. با این روش شما خواهید توانست برای هر مشکلی راه حل مناسب و درمان قطعی پیدا کنید.

این روش که به «۵ چرا» (۵Whys) معروف هست اولین بار توسط آقای «ساکچی تویودا» از موسسین شرکت عظیم تویوتا (TOYOTA) و همینطور از رهبران بزرگ انقلاب صنعتی ژاپن، مطرح شد و هنوز هم در این شرکت برای رسیدن به ریشه و پاسخ مناسب مشکلات این روش بکار میرود. من زیاد نمی خوام به تاریخچه و نحوه پیدایش  بپردازم ولی اگر شما علاقه مند هستید می تونید در اینجا بیشتر مطالعه کنید.

در این روش برای رسیدن به ریشه مشکل ۵ بار پشت سر هم می‌پرسیم چرا. به هر یک پاسخ میدیم و بعد یک چرا اول پاسخ می‌گزاریم و دوباره میپرسیم.

گاهی اوقات وقتی ریشه مشکل رو پیدا میکنیم تازه متوجه میشیم که چقدر میتونه اون ریشه دور از ذهن باشه و در واقع بصورت عادی ممکن هست هیچ وقت به اون نرسیم.

یک مثال خیلی ساده میزنم، فرض کنیم من دارم با ماشین، پسرم رو میبرم به مدرسه که وسط راه ماشین بنزینش تموم میشه و خاموش میشه! حالا هم مدرسه پسرم دیر میشه و هم من خیلی وقتم به هدر میره.(یک مشکل) تصمیم گرفتم که کاری کنم که دیگه این اتفاق نیفته پس باید راه حلی براش پیدا کنم و برای پیدا کردن راه حل باید اول بتونم ریشه مشکل رو پیدا کنم.

حالا می خوام ببینم ریشه این مشکل چیه. از خودم چرا های زیر رو میپرسم.

۱- چرا بنزین تموم شد؟ -پاسخ: چون باک بنزین ماشین خالی شد و من هم بنزین نزدم.

۲- چرا بنزین نزدم؟ -پاسخ: چون حواسم به چراغ بنزین نبوده و یا دیدم و توجهی نکردم.

۳- چرا حواسم به چراغ بنزین نبوده و یا توجه نکردم؟ -پاسخ: چون فکرم این روزها خیلی درگیر بوده.

۴- چرا فکرم این روزها درگیر بوده؟ (در واقع درگیر چی بوده؟) -پاسخ: فکرم درگیر کارم هست و اصلا کارم درست پیش نمیره.

۵- چرا کارهام درست پیش نمیره؟ -پاسخ: چون حجم کارهام زیاده و نمی‌تونم به همشون برسم.

هنوزم می تونیم این پرسیدن چرا رو ادامه بدیم ولی تا همینجا به ریشه مشکل رسیدم و فهمیدم که اگر من بتونم تو کارم برنامه ریزی داشته باشم و طبق برنامه عمل کنم دیگه ماشینم بدون بنزین نخواهد موند!

البته این مثال خیلی ساده بود و می تونست مشکل بزرگتری باشه ولی در این مثال خوب می‌بینیم که ریشه اصلی یک مشکل به ظاهر ساده چقدر میتونه دور از ذهن و در جایی باشه که اصلا در نگاه اول دیده نمیشه. با پیدا کردن و برطرف کردنش هم مشکل اصلی حل خواهد شد و هم دیگر مشکلاتی که از آن ناشی می‌شود نیز خودبخود حل می گردد.

آقای Charles Duhigg (نویسنده کتاب بسیار موفق «قدرت عادت») در یک کتاب خیلی خوب دیگه ای به نام Smarter Faster Better: The Secrets of Being Productive in Life and Business که سال ۲۰۱۶ نوشته (که نمی‌دونم به فارسی ترجمه شده یا نه) هم به این روش پرداخته و در اون یک مثالی میزنه که بد نیست خیلی اجمالی به اون هم اشاره کنم.

مشکل اینه که آقای داهیگ میگه «من و همسرم یک مشکلی داشتیم، اینکه شبها نمی‌تونستیم به همراه بچه‌هامون شام بخوریم.  برای همین با استفاده از این روش خواستیم ببینیم ریشه مشکل چیه.»

۱- چرا هیچ وقت برای شام نمی‌تونیم با بچه‌هامون باشیم؟ – چارلز داهیگ:«چون من و همسرم معمولا شبها خیلی دیرتر از اونی که باید برسیم به خونه میرسیم.»

۲- چرا دیر به خانه میرسیم؟ – «چون با وجود داشتن کارمندان خوب، باز هم کارهای زیادی برای آخر وقت می‌ماند که آنها باید انجام دهند. و ما هم منتظر می‌مانیم تا کار آنها تمام شود.»

۳- چرا آنها کارهای زیادی برای انجام دادن در آخر وقت دارند؟ – «زیرا آنها همیشه می‌خواهند صبح‌ها به موقع سرکار حاضر شوند، ولی همیشه با عجله و شتابزده و همینطور دیر می‌رسند و معمولا هم با کارها یا جلسات بزرگ و مهمی که باید در آن لحظه انجام دهند روبرو می‌شوند.»

۴- چرا آنها صبحها دیر به سر کار میرسند؟ -چون آنها با اینکه صبح زود از خواب بیدار میشوند گاهی تا ۲۰ دقیقه از وقت خود را برای حاضر کردن بچه های خودشان برای رفتن به مدرسه، صرف میکنند.

۵- و در نهایت چرا این مقدار زمان میبرد که بچه ها را برای رفتن به مدرسه آماده کنند؟ – برای اینکه بیشتر این زمان برای پیدا کردن لباسها و وسایل مدرسه‌ی بچه ها صرف میشه.

خوب حالا اینجا چارلز داهیگ میگه که «راه حل اینجا اینه که کارمندان باید شب قبل همه‌ی لباسهای بچه ها رو آماده کنند تا صبح ها مجبور نباشند وقت زیادی صرف پیدا کردن اونها کنند.» همینطور به سمت بالا مشکلات حل میشه و در نهایت داهیگ و همسرش می‌تونند شبها در کنار بچه های خودشون باشند.

در این مثال هم می‌بینیم که ریشه مشکل اصلا ارتباطی به خود آقای چارلز و همسرش نداشته و کلا در جای دیگه‌ای بوده.

از این مثالها زیاد میشه آورد و شما می‌تونید همین الان بشینید و برای چندتا از مشکلاتی که دارید هم به این روش ریشه‌یابی کنید.

اما چندتا نکته مفید در انجام این روش:

  • اول اینکه تا حد امکان سعی کنید اینکار را به کمک یک یا چند نفر دیگه انجام بدین. یعنی اول یک تیم ریشه یابی بسازید. مثلا فرض کنیم در شرکت شما تعداد مشتریان ناراضی از روند تحویل سفارش زیاد شده. حال باید با همکاران خودتون بشینید و با استفاده از پرسیدن ۵ چرا به ریشه مشکل برسید.

 

  • نکته بعدی این هست که ممکنه در پاسخ برخی از چرا ها به چند شاخه برسیم. یعنی ممکنه دوتا یا بیشتر پاسخ برای یک چرا وجود داشته باشه. اشکالی نداره شما میتونید از اونجا دو یا چند مسیر رو طی کنید و برای هرکدوم چراهای جداگانه بپرسید و در هر مسیر به ریشه‌ی آن برسید.

 

  • نکته آخر هم اینکه اینجا عدد ۵ شاید بر اساس تجربه و بررسی بدست اومده باشه ولی ممکنه شما با پرسیدن ۴ چرا به ریشه برسید و یا حتی ممکنه بیشتر از ۵ تا چرا لازم داشته باشید.

امیدوارم که این روش رو در زندگی کاری و شخصی خودتون انجام بدین و زندگی خوب با کمترین مشکل رو داشته باشید.

5 دیدگاه برای «روش «۵ چرا» برای رسیدن به ریشه مشکل»

  1. ایده جالب و البته کاربردی.
    سپاس
    کتاب باهوش تر، سریع تر، بهتر توسط انتشارات آرایان، در سال جاری (۱۳۹۶) و با ترجمه سرکار خانم المیرا محمدی منتشر شده است.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *